اشاره: "چک لیست" یا فهرست اقدامات در هر فعالیتی، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت به حساب می آید. یکی از فعالیت های عمده در روابط عمومی ها که به لحاظ ماهیت و شکل، در معرض قضاوت آنی هم قرار می گیرد، برگزاری گردهمایی ها است. برای برنامه ریزی و برگزاری موفق یک گردهمایی، وجود فهرست عملیات ضروری است.معمولا یک چک لیست خوب دارای ویژگی های زیر است:
1. عنوان همایش
2. نوع همایش
3. زمان برگزاری
4. دبیر همایش/ ریاست اجلاس
5. تعداد میهمانان داخلی
6. تعداد میهمانان خارجی
7. تعداد کل شرکت کنندگان
8. ایجاد واحد ثبت نام شرکت کنندگان در همایش
9. تعین و رزرو محل برگزاری همایش
10. رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی
11. توزیع و نصب تمامی امور تبلیغاتی شامل:
ü بنر پشت سن
ü استند راهنما
ü استندهای خوش آمد گویی
ü کارت سینه
ü بروشور و بولتن
12. گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن‌های افتتاحیه
13. مترجمان همزمان زبان‌های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی
14. مترجمان کتبی
15. مترجمان همراه
16. انجام امور گمرکی فرودگاه‌ها
17. تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی
18. تأمین نیروی راهنما
19. پیش بینی ترابری در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی
ü بنز تشریفات روسای هیئت
ü سمند یا پژو
ü اتوبوس تشریفات
ü مینی بوس
20. تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز
21. انجام تمامی امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و ...
22. تهیه پرچم کشورهای دعوت شده برای نصب در سالن اجلاس (ایستاده یا رومیزی)
23.تنظیم برنامه‌های بازدید ویژه میهمانان
24. تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری
25. تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس
26. تعیین قاری برای برنامه‌ها(افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم‌های رسمی)
27. بررسی نور،صوت و... سالن برگزاری
28.نمایشگر برای ارائه سخنرانی
29. پذیرایی میان وعده ناهار و شام نیروهای یگان حفاظت
ü پذیرایی میان وعده ناهار و شام نیروهای اجرایی
ü پذیرایی ناهار برای مقام های عالی
ü گروه حفاظت و امنیت اجلاس
ü پذیرایی صبحانه و ناهار و میان وعده و شام
ü محل اسکان کارکنان حفاظت و امنیت
30. آماده سازی محل‌های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات
31. هدیه سنتی ایرانی برای میهمانان و هدیه مخصوص VIP
رامین منصوری
