اگرچه مراسم کوچک و بزرگ همگی باید تشریفات مختص به خود را داشته باشند،اما معمولاً مراسمی که به موارد رسمی معین اختصاص دارند تشریفات نامیده می‌شوند. این تشریفات ممکن است اجتماعی و یا سیاسی باشد.
تدوین‌مراسم برای‌سفر یک‌مقام مهم،تنظیم برنامه‌های جلسه 2نفره تا برگزاری یک همایش بین‌المللی، تشریفات خاص خود را دارند که باتوجه به حضور و مقام و مرتبه افراد انجام می شود.
فرآیند تشریفات به طور کلی پنج مرحله دارد:
1. استقبال
2. حمل ونقل
3. اسکان
4. پذیرایی
5. بدرقه
افرادی که با تشریفات سر وکار دارند باید در طول این فرآیند به ارتباط مفید و مؤثر برای ایجاد ، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. البته با برنامه‌ریزی قبلی لازم است گام به گام برنامه‌ها را کنترل کنند و چنانچه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شد اصول ارتباطی واطلاع رسانی را فراموش نکنند.
1.استقبال
مأمور تشریفات موظف است راهنمای میهمانان سازمان باشد،پس باید طوری رفتار کند که از لحظه ورود میهمانان احساس امنیت عمومی ، آسایش و آرامش کنند.زیرا ابتدای دیدار و اولین دیدار بسیار مهم است.افراد با دیدن ، قضاوت می‌کنند و یا قضاوت خود را تغییر می‌دهند و به اصطلاح،دیدن بسیار متفاوت است با شنیدن،لذا باید در طرز لباس پوشیدن ، روش صحبت کردن و انتخاب استقبال کنندگان و افراد همپایه و همطراز میهمانان دقت و جدیّت کنند. نزدیک درب ورودی سالن به تک تک میهمانان خوش آمد بگویید و به میهمانان گل بدهید و احوالپرسی کنید.
2.حمل و نقل
انتخاب وسیله،انتخاب همراهان ،انتخاب مسیر،جابجایی میهمانان و بار و توشه آنان و همراهان از نکات مهم حمل ونقل تشریفات است.یکی از نکات مهم در این زمینه این است که وسایل نقلیه باید حتما بررسی شده باشند که بنزین کافی دارند و از نظر سلامتی مشکلی ندارند.درب ماشین را برای میهمانان باز کنید و متوجه باشید کسی از همراهان جا نماند.
3.اسکان
در قدیم پیک نامه‌رسان امنیت داشت و سوارکار نامه‌رسان ایمن بود،اکنون نیز باید مکان اسکان میهمانان از یک صندلی که باید سالم باشد تا اتاق هتلی که برای او در نظر گرفته می شود باید امنیت نشستن و برخاستن داشته باشد.سیستم های گرمایش و سرمایش ، و صوتی باید سالم باشند تا میهمانان در هنگام نشستن احساس آرامش کنند.
محیط باید از نظر نور،حرارت ، راحتی ، صدا و تابلوهای راهنما تنظیم شده باشد.دقت کنید در محل نشستن افراد میز و صندلی ، میکروفن،ضبط صوت،نور،یادداشت،خودکار ، آب، زیرسیگاری ، تلفن و امکانات ارتباطی ، پرچم و دیگر موارد بررسی شده‌باشد.صندلی مزاحم موجود نباشد هوا تازه باشد و محوطه بیرون نمای خوبی داشته باشد.برای جلسات باید آداب میز ، آداب میزبانی و آداب میهمانی را رعایت کنید و دقت کنید که محیط بر روش و نتایج مذاکره تأثیر می‌گذارد.تزئین و گل‌آرایی مکان نیز مهم است و توجه به آن بخصوص از نظر رنگ و تنوع برای احساس آرامش مفید به نظر می‌رسد پس به طراحی محل دقت کنید و در تزئین ها از هنر بهره بگیرید.
4.پذیرایی
یک پذیرایی مختصر به منظور آشنایی میهمانان و میزبانان در ابتدای ورود انجام شود.چای ، قهوه ، آب ، آب معدنی ، شیرینی ، شربت ، میوه ، نوشابه ، موزیک مناسب در زمان استراحت ، هدایا، شام و ناهار جزء پذیرایی است که باید در بهداشت آن دقت بسیاری انجام گیرد.
5.بدرقه
