روابط عمومی یک شرکت تجاری در عصر حاضر شامل تحلیل و درک کاملی است از همه عواملی که بر عکس العمل مردم نسبت به آن شرکت تاثیرگذارند که دارای مراحل زیر است:
1- بررسی محیط مورد فعالیت شرکت
هر شرکت در ((محیط)) یا سیستم خاصی عمل می کند و به هر اتفاقی که در آن محیط می افتد وابسته است. درک تمایلات رفتاری حاکم در این محیط و درک چگونگی تاثیرپذیری شرکت از آن ها بسیار حیاتی است. این امر شامل بررسی احساسات ناگهانی گروه های مختلف مردم نسبت به خود شرکت، و زمینه ای که شرکت در آن فعالیت می کند، نیز می شود.
2- تعیین طرز تلقی گروه های مختلف نسبت به شرکت
این گروه ها در برگیرنده کارمندان، سهامدارن، مشتریان، و بخش های دیگر جامعه می شوند. وقتی رفتارها شناخته شدند دیگر موردی که سوء تفاهمی نسبت به شرکت ایجاد کند، وجود نداشته و همچنین سیاست ها و اعمال شرکت در صورتی که به بروز عکس العمل های نامطلوب منجر شوند قابل پیش بینی و رفع هستند.
3- تحلیل وضعیت نظرات نسبت به شرکت
تحقیق ممکن است به کشف نارضایتی در میان بعضی کارمندان انجامد. نارضایتی که ممکن است به مساله ای جدی تبدیل شود یا کشف این که سهامداران مایلند اطلاعات بیشتری درباره شرکت و محصولاتش داشته باشند و یا اینکه مصرف کنندگان قادر نیستند. به طور دقیق متوجه شرکت تولید کننده کالا شوند. تحقیق، کمک می کند تا برای پیشبرد و اصلاح نظرات گروه های مختلف نسبت به شرکت بتوانیم برنامه ریزی کنیم.
4- سیاست گذاری
بعد از تحلیل شاید به این نتیجه برسیم که بعضی از سیاست های شرکت باید تعدیل شود تا طرز تلقی گروه خاصی که مورد نظر است بهبود یابد. اغلب برای این کار عامل سوء تفاهم را از بین می برند.
5- برنامه ریزی برای بهبود طرز تلقی
با فهم چگونگی تلقی مردم نسبت به شرکت و روشنگری سیاست های شرکت درباره مسائلی که افکار عمومی را متاثر می سازد، می توانیم زمینه برنامه ریزی را فراهم آوریم. قدم بعدی طرح ریزی سلسله فعالیت ها به منظور تبیین جزییات برنامه ریزی، اتخاذ تصمیماتی است که شرکت و محصولات آن را به روشنی توصیف کرده، باعث زدودن سوء تفاهم و افزایش حسن نیت می شوند.
6- اجرای فعالیت های طرح ریزی شده
ابزارهای روابط عمومی- یعنی تبلیغات، انتشارات، فعالیت های کارمندان، گزارش به سهامدارن، و مسائل دیگر - به کار گرفته شده تا فعالیت های طرح ریزی شده به اجرا در آیند. با برنامه های دقیق از پیش طراحی شده، این مرحله ملموس ترین مرحله فعالیت های روابط عمومی یک شرکت می شود.
7- عکس العمل مخاطبان، ارزیابی، تطبیق
اوضاع همواره در تغییر است و فعالیت های روابط عمومی بر این تغییرات هم تاثیر گذار و هم تاثیر پذیرند. پس ضروری است تا به طور مداوم از نظرات مردم آگاهی یابیم. این کار کمک می کند تا نتایج و پیشرفت های خود را بسنجیم و برنامه های روابط عمومی و به تبع آن سیاست های کلی شرکت را با آن نتایج تطبیق دهیم.
این رویکرد علمی به مساله افزایش حسن نیت نسبت به یک سازمان چیزی فراتر ار تبلیغات صرف یا تلاش برای خشنودسازی اعضا و کارمندان است. کاری است نیازمند تخصص و ذوقی عالی، افرادی باشناخت وسیع، تجربه در مسائل افکار عمومی و راه های تاثیر گذاری بر آن، و امکاناتی برای انجام هر آن چه که در یک برنامه خوب طرح ریزی شده ضروری است.
از این روی، اکثر شرکت ها و سازمان های پر سابقه در کشورهایی با اقتصاد آزاد در پی جذب متخصصان با تجربه برای تصدی مقام مدیر یا مشاور روابط عمومی هستند. بدین وسیله، آن ها بهترین مغزها را برای تحلیل و طرح ریزی، بهترین کارمندان را برای دست یابی به بیشترین نتیجه از هر کاری، و بیشترین امکانات لازم را برای به اجرا درآوردن اهدافشان به کار می گیرند.
