"امروزه بسیاری از نشست های علمی پژوهشی، سمینارها، گردهمایی ها، کارگاه های آموزشی (work shop) به دو منظور کاهش هزینه های غیرضروری و عدم رفت و آمدها و همین طور استفاده تعداد بیشتری از علاقمندان از برنامه و نتایج آن، به صورت اینترنتی برگزار می گردد. برگزاری یک همایش و گردهمایی از طریق مجازی و با استفاده از اینترنت درست مشابه آن چه که در محیطی واقعی انجام می شود است.
در چنین مواقعی ابتدا باید از اهداف گردهمایی، نیازها و خواسته های سفارش دهنده آگاه شد، سپس به تنظیم برنامه گردهمایی اقدام نموده و تایید سفارش دهنده را گرفت و آن گاه نسبت به فراهم آوردن مقدمات کار و اجرا اقدام کرد. در این روش از طریق سیستم های وب کم (Web Cam) و ویدیویی تمام جلسات گردهمایی به صورت همزمان بر روی سایت ارسال می گردد و علاقمندان یا افرادی که باید در سمینار یا کارگاه آموزشی شرکت کنند در شهر یا کشور خود در کامپیوتر برنامه را ملاحظه و در جلسه حضور مجازی پیدا می کنند و می توانند از طریق میکروفن و دوربین مشارکت فعال داشته و صحبت یا سوالی اگر هست و در این صورت دیگران هم می بینند و هم صدا را می شنوند. در این صورت باید مقدمات کار به شکلی فراهم گردد تا این امکان میسر گردد و هر یک از حضار به همین طریق به سالن همایش یا کارگاه آموزشی متصل شوند.
اگر برگزاری کامل همایش را عهده دار شوید ناچار باید سالن و امکانات مورد نیاز را تدارک نمایید و آن توانایی خاص خود را می خواهد. اما در مورد اجرای برنامه به صورت آنلاین باید ابتدا خطوط ارتباطی، دوربین های مورد نیاز، کیس های پرسرعت، مانیتور، لب تاب، ارتباط با اینترنت، سیستم صوت و سایر موارد مورد نیاز را آماده کنید و می توانید هر قسمت را برای آماده سازی به متخصص مربوطه واگذار نمایید و هماهنگی امور را عهده دار باشید. به این ترتیب همایش از لحظه شروع به وسیله دوربین ها ضبظ و بر روی سایت ارسال می شود و افرادی که باید در همایش حاضر باشند با نشستن پشت کامپیوتر خود و مشاهده صفحه مانیتور عین مطالب و فضای داخل سالن یا کلاس را خواهند داشت و هر گاه سوال یا مطلبی باشد، می تواند به طریق آنلاین آنرا مطرح سازد، پاسخ خود را بشنود یا سخنرانی نماید.
