تعداد شرکت‌کنندگان، مکان، زمان دقیق و روز برنامه را در همان ابتدای فرآیند برنامه‌ریزی معین کنید. بسیاری از نیازهای شما بستگی به فصل، وضعیت آب‌وهوا، ساعت و روزی دارد که برنامه‌ی خود را برگزار می‌کنید. در اولین فرصت در مرحله برنامه‌ریزی، از مکان اجرای برنامه دیدن کنید، چه قبل از برنامه و چه در طول فرآیند خلاقانه. گروه خود را به مکان اجرای برنامه ببرید: به‌عنوان بخشی از فرآیند بحث و تبادل‌نظر. یک‌بار برنامه را از اول تا آخر در ذهن خود مرور کنید. هریک از مراحل اصلی را یادداشت کنید و وظایف مربوط به هرکس را مشخص کنید. برنامه‌ای زمان‌بندی‌شده تهیه و مسئولیت‌های افراد را هم در آن مشخص کنید. تعیین کنید هریک از جزئیات کی و به‌وسیله چه کسی کامل می‌شود. زمان‌بندی هر چیزی را که باید سفارش داد، دوباره بررسی کنید. زمانی را برای تأخیرهای ممکن در نظر بگیرید: این تأخیرها اغلب اتفاق می‌افتد.
دائماً با تمام فروشندگان، شرکت‌کنندگان و داوطلبان در تماس باشید، برای اطمینان از اینکه همچنان مایل به شرکت در برنامه‌اند. ارتباطی پویا به آن‌ها کمک می‌کند احساس راحتی کنند و احتمال کنار کشیدن آن‌ها را از برنامه کم می‌کند. اگر هم آن‌ها کنار بکشند، به‌موقع از آن آگاه می‌شوید و جایگزینی برای آن‌ها پیدا می‌کنید. در طول بررسی ذهنی، برنامه را در ذهن خود تصویرسازی کنید. آیا احتیاج به سیستم صوتی، روشنایی، دکور، چادر، صحنه، جایگاه خاصی برای گروه موسیقی، سیستم گرمایی، سیستم تهویه هوا، سرگرمی، موسیقی، سرویس بهداشتی، اتاق‌های آرایش، آب آشامیدنی، سیستم حفاظتی، غذا، نوشیدنی، انبار تدارکات و رختکن دارید؟
