گام مهم در برنامه‌ریزی یک رویداد روابط عمومی اتخاذ روشی برای حفظ و هماهنگ کردن همه اقداماتی است که در یک کنفرانس خبری باید انجام گیرد. شاید ساده‌ترین این روش‌ها، تهیه یک جدول زمانبندی حاوی همه فعالیت‌ها و وظایفی است که باید انجام گیرد ـ جدولی که همه فعالیت‌ها و زمان آغاز و پایان آنها در آن آمده باشد باید برحسب مقولات مهم به بخش‌های مختلفی تقسیم شود و زمان آغاز و پایان یافتن هر وظیفه در برابر آنها مشخص گردد.
این جدول نشان می‌دهد در حالی‌که تلاش‌های اصلی باید متوجه تهیه یک کیف حاوی اطلاعات (Media Kit) برای ارسال به رسانه‌ها باشد، تنها در زمان‌های خاصی که در برنامه پیش‌بینی شده است باید به دیگر فعالیت‌ها پرداخت. مثلاً در این جدول نشان داده می‌شود که متن سخنرانی باید زودتر تهیه شود، ولی قرائت آن باید یک هفته پیش از کنفرانس تمرین شود. پیش‌بینی زمان لازم برای اجرای این وظایف مهم به شما کمک خواهد کرد که جایگاه هر یک از این وظایف را در مجموعه برنامه دریابید و با سهولت بیشتری بتوانید زمان، نیرو و هزینه‌ای را که باید صرف همه این تلاش‌ها شود ارزیابی کنید.
فهرست وظایف
1. دریافت مأموریت
2. تهیه فهرست رسانه‌ها
3. پست کردن دعوتنامه‌ها
4. پیگیری تلفنی برای اطمینان از وصول دعوتنامه
5. رزرو محل برگزاری کنفرانس و تعیین سخنرانان
6. طراحی دعوتنامه‌ها
7. تعیین نحوه پذیرایی
8 .تهیه پیشنویس مطالبی که برای رسانه‌ها ارسال خواهد شد.
9 .تصمیم‌گیری نهایی درباره مطالب ارسالی به رسانه‌ها
10. فراهم کردن کیف حاوی اطلاعات
11. برگزاری کنفرانس خبری
اگر مسئولیت تنظیم بودجه یک رویداد
روابط عمومی را به عهده دارید، باید از همان آغاز فهرستی از
هزینه‌های ضروری و اختیاری را تهیه کنید (این بودجه ممکن است با در
نظر گرفتن حداقل و حداکثر قیمت اقلام مشابهی تهیه شود). بودجه و
فهرست اقلام آن باید در حداقل زمان ممکن از سوی مقام بالاتر و یا
مشتری شما مورد بررسی، تجدیدنظر و موافقت قرار گیرد. ضمناً باید در
زمینه مسائل کوچک مالی دارای آزادی عمل باشید. برای برآورد تقریبی
هزینه‌ها صلاح در این است که چند تلفن مقدماتی به فروشندگان،
هتل‌ها و عرضه‌کنندگان مواد غذایی بزنید. از آنجا که برآورد هزینه‌های
گوناگونی که در برپایی یک رویداد پیش می‌آید اغلب غیر ممکن است،
معمولاً رقمی را برای این نوع هزینه‌ها پیش‌بینی می‌کنند (حدود 10
درصد کل هزینه‌های تقریبی را برای آن منظور می‌کنند).
ترتیباتی را که داده‌اید همیشه چندین
بار پیش از آغاز مراسم بازرسی کنید تا مطمئن شوید که کم و کاستی
ندارد. هیچ کاری را به شانس و اقبال وانگذارید. انتظار نداشته باشید
کاری انجام شود، مگر آنکه شخصاً مقدمات آن کار را از پیش فراهم
کرده باشید. علاوه بر این، هنگام رزرو جا برای اجرای مراسم، هرگز
فرض را بر این قرار ندهید که در تمام ساعت‌ها یک وضعیت در آنجا
حکمفرما باشد؛ جایی که در طول روز به نظر دلنشین می‌آید، ممکن است
شب‌ها به دالانی بادخیز و ناراحت تبدیل شود، یا یک گروه نوازنده را
ک در جوار سالنی که قصد دارید مراسم را در آن برگزار کنید به تمرین
بپردازد. هنگامی که هزینه خوراکی‌ها و نوشیدنی‌ها را برآورد می‌کنید
هزینه دستمزد کسانی را که از میهمانان پذیرایی خواهند کرد به آن
اضافه کنید. در مورد ترتیبات پرداخت هزینه‌های هتل، مواد غذایی و
سایر نیازمندی‌ها با ارائه‌کنندگان از پیش صحبت کنید تا بدانند که چه
موقعی باید انتظار دریافت بهای خدمات خود را داشته باشند. حتماً
بپرسید که در ازای سالن یا فضایی که قصد دارید از آن استفاده کنید
اجاره‌ای هم باید بپردازید یا نه. و سرانجام برای این که مطمئن
شوید که به همه اطلاعات مورد نیاز درباره مکان و سایر هزینه‌ها
دسترسی پیدا کرده‌اید توصیه می‌شودکه از پیش فهرستی از سؤال‌ها در
این مورد تهیه کنید تا چیزی از قلم نیافتد.
این کار را از همان لحظه‌های اول برنامه‌ریزی انجام دهید تا اگر
تغییرهایی باید صورت گیرد پیش از چاپ دعوتنامه و مطالب مربوط به
رسانه‌ها عملی شود.
در این جا، گام‌هایی را که پیش از هر رویداد روابط عمومی، در حین اجرا و پس از آن باید برداشته شود ذکر می‌کنیم:
پیش از اجرای مراسم
1. یک جدول زمانبندی برای انجام وظایف تهیه کنید.
2. برای تضمین دعوت از افراد مناسب، فهرست رسانه‌های مورد نظرتان
را به روز کنید (نباید برای یک دبیر بخش انرژی که اکنون دبیر اخبار
شهری است یا شش ماه است که با یک روزنامه رقیب کار می‌کند
دعوتنامه بفرستید)
3. یک پیش خبر تلفنی درباره رویداد برای رسانه‌ها بفرستید. وظیفه
این پیش خبر برانگیختن علاقه خبرنگاران و دبیران نشریات و آگاه
کردن آنها از دعوتنامه‌ای است که بزودی دریافت خواهند کرد. در این
زمان سعی کنید عده تقریبی گزارشگرانی را که در مراسم شرکت خواهند
کرد محاسبه کنید.
4. دعوتنامه‌ها را دو هفته پیش از آغاز رویداد ویژه پست کنید و از
آنها تقاضا کنید که به این دعوتنامه پاسخ دهند. به آن گروه که به
شما پاسخی نداده‌اند از چند روز قبل از آغاز کار تلفن بزنید تا از حضور
یا عدم حضورشان مطلع شوید.
5. همه وسایل و تجهیزات را پیشاپیش کاملاً بازرسی کنید تا مطمئن شوید که همه چیز فراهم شده است.
6. معلوم کنید که اگر در هنگام برگزاری مراسم چیزی شکست، از کار
افتاد یا مورد نیاز بود به چه کسی باید مراجعه کنید (شخصاً با مسئولان
مکان‌ها، مدیران فروشگاه‌ها، تکنسین‌ها، مسئولان تهیه شیرینی و وسایل
پذیرایی و غیره ملاقات و گفت‌وگو کنید)
7. با اشخاصی که در رویداد ویژه نقشی به عهده دارند ملاقات کنید و
وظیفه‌شان را برایشان توضیح دهید (این کار را در مراحل مختلف
برنامه‌ریزی به تناوب تکرار کنید و یکبار نیز پیش از اجرای مراسم به
آن بپردازید. تمرین را در صورت امکان با همان لباس‌هایی که در
هنگام برگزاری جشن پوشیده می‌شود انجام دهید.)
8 . مطمئن شوید که مطالب چاپی درست تهیه شده است و از نظر محتوا و شکل با مراسم ویژه هماهنگی دارد.
وقت کافی برای بازنگری اصلاح تمامی مطالب به‌وسیله مسئولان و مشتری در نظر بگیرید.
در هنگام اجرای مراسم
1. برای هر یک از نمایندگان رسانه‌ها یک کارت شناسایی تهیه کنید
که به سینه بچسبانید و از آنها بخواهید که هنگام ورود، دفتر مدعوین
را امضا کنند. بدین ترتیب فهرستی از نام افراد و رسانه‌هایی که در
مراسم شرکت کرده‌اند در اختیار خواهید داشت.
2. یادتان باشد که شخصی برای کمک به عکاسان بگمارید تا آنها را در
عکسبرداری و معرفی شخصیت‌های شرکت کننده یاری کند. در این مورد که
از چه کسانی می‌خواهید عکس بگیرید و در این عکس‌ها چه افرادی باید
دور هم جمع شوند از پیش تصمیم بگیرید. فهرستی از این‌گونه
دستورالعمل‌ها را پیش از شروع مراسم به عکاسان بدهید.
پس از اجرای مراسم
1. اگر به اطلاعات اضافی یا سوابقی که حدس می‌زنید ممکن است
رسانه‌ها را در تهیه گزارش کمک کند برخورد کردید با آنها تماس بگیرید.
2. گزارش مراسم را به کمک خدمات بریده جراید یا با بررسی
رسانه‌هایی که فکر می‌کنید ممکن است این گزارش‌ها را منتشر کنند
ردیابی کنید.
3. یادداشت تشکرآمیزی برای همه شرکت‌کنندگان و میهمانان ویژه ارسال دارید.
