در سیستم های رسمی سازمان، فرایندهایی به کار گرفته می شوند که نحوه ارتباطات بین افراد را معین می کنند. برای اثربخش شدن این گونه شبکه های ارتباطی رعایت چهار مورد زیر توصیه می شود:
- استفاده از مجاری رسمی برای انتقال اطلاعات به منظور جلوگیری از انتشار اطلاعات در سطوح مختلف سازمان و همچنین کاهش تاخیر در مسیر رشد و توسعه؛
- کاراتر ساختن ارتباطات با استفاده از منابع قدرت در سازمان؛
- تسهیل ارتباطات با استفاده از تخصص های موجود در گروه های کاری؛
- حفظ اطلاعات و دانش های شغلی با توجه به اهمیت احترام به حق مالکیت افراد بر اطلاعات و دانشهای تخصصی خود. در واقع برخی از شبکه های ارتباطی به منظور حفظ اطلاعات مازاد برای مدیران و تحکیم موقعیت آنها به کار گرفته می شوند.
