روابط عمومی ها برای اطلاع رسانی دقیق، سریع و شفاف به مخاطبین خود از ابزارهای مختلف و تکنیک های خاص استفاده می کنند.
ابزارهای اطلاع رسانی با گسترش لحظه ای علم و فناوری هر روز متنوع تر می شوند و روابط عمومی ها نیازمند بهره گیری از این ابزارهای نوین هستند. البته کار روابط عمومی هایی که مخاطبین آنها جامعه وسیعتری از مردم هستند بسیار سخت تر است چرا که به دلیل عدم دسترسی همه مخاطبین به فناوری های روز و یا آشنا نبودن آنها به استفاده از این تکنولوژی های ارتباطی و همچنین به دلیل تعدد رسانه های نوشتاری و همچنین آنلاین، روابط عمومی نمی تواند تنها به یک ابزار اکتفا کرده بلکه بایستی برای انتقال پیام به مخاطب، همه راه ها و کانال های ارتباطی را در دستور کار خود قرار دهد.
در جوامع پیشرفته که اینترنت و فضای سایبر جزئی از زندگی روزمره افراد است کار روابط عمومی بسیار آسان تر است چرا که مخاطبین به راحتی با مراجعه به سایت اینترنتی و یا از طریق کانالهای ارتباطی وتعاملی سازمان در شبکه های اجتماعی و فضای مجازی می توانند ضمن دریافت پیام های سازمان، درخواست ها و پیام های خود را نیز به سازمان مربوطه منتقل کنند. اما در کشورهای درحال توسعه از جمله کشورمان که هنوز اینترنت جایگاه واقعی خود را پیدا نکرده و بسیاری از افراد خصوصاً افراد ساکن در مناطق کم برخوردار و محروم به راحتی نمی توانند از فضای سایبر استفاده کنند، روابط عمومی ها مجبور به استفاده از ابزارهای سنتی برای انتقال اطلاعات خود هستند.
شاید نصب اطلاعیه در تابلوهای اعلانات و یا نصب صندوق های پیشنهاد وانتقادات درسازمانهای واقع در شهرهای بزرگ دیگر توجیه چندانی نداشته باشد ولی هنوز در مناطق دورافتاده یکی از ابزارهای قابل استفاده روابط عمومی هاست. زمانی در برخی از روستاها و شهرهای کوچک برای اطلاع رسانی یک رویداد از بلندگوهای سیار و یا اطلاع رسانی در اجتماعات محلی استفاده می شد یا یک مسئول می بایست در مسجد محل حاضر می شد تا بتواند از مشکلات و دیدگاه های مخاطبین سازمان خود آگاه شود اما خوشبختانه امروز به مدد وجود ابزارهای نوین اطلاع رسانی و رسانه های تعاملی ، زمان ومکان برای ایجاد ارتباط دو سویه سازمان ومخاطب به نحوی حذف شده و امکان انتقال پیام در کمترین زمان ممکن فراهم گشته است.
بد نیست دراین مقال به یکی از ابزارهای ارتباطی در روابط عمومی سنتی نیز اشاره کنیم. روزگاری "فاکس" مدرن ترین ابزار انتقال خبر بین روابط عمومی و رسانه ها بود که کار سخت انتقال خبر به صورت فیزیکی را آسان کرده بود ولی بازهم برای فاکس یک خبر به 30 تا 40 رسانه نیازمند اختصاص وقت زیادی بود. اگر چه هنوز هم هستند روابط عمومی ها و یا رسانه هایی که اخبار واطلاعیه های خود را از فاکس منتقل می نمایند ولی الکترونیکی شدن فاکس نیز درصرفه جویی زمان بسیار موثر واقع گردید. توسعه صندوق های پست الکترونیک و در سالهای اخیر شبکه های پیام رسان وانتقال محتوا نقش ابزارهای سنتی از جمله فاکس را بسیار کمرنگ کرده که شاید این وسیله در سالهای آینده به نوستالژی تبدیل گردد.
