روابط عمومی (PR) به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می شود که بر گسترش اطلاعات در مورد یک شرکت برای نفوذ به یک جامعه مطلوب اشاره دارد. اصولا این به معنای آن است که شما به جامعه هدفتان اطلاعاتی در خصوص شرکتتان، محصولات و سرویس ها ارائه دهید؛ اما در چند سال اخیر، روابط عمومی به طور چشمگیری تغییر کرده است. همچنین روابط عمومی شامل ارتباط دو طرفه با چشم اندازها، مشتریان و سرمایه گذاران می شود، حال روابط عمومی یکی از موثرترین راه ها برای ایجاد یک برند مشهور و بدست آوردن کسب‌وکار بیشتر را فراهم می‌آورد. روابط عمومی همواره یک فاکتور حیاتی موفق در کسب‌وکار بوده است، همچنین توسعه یک استراتژی عملکردی می‌تواند نتایج قابل‌توجهی برای شما به ارمغان بیاورد. برای دستیابی به این نتایج شما می‌باید هفت مرحله زیر را رعایت کنید:
1. مرور فعالیت های روابط عمومی تان
هنگامی‌که فعالیت‌های روابط عمومی
خود را ارزیابی می‌کنید، شما نه‌تنها بایستی توجه تان را معطوف به
فعالیت‌هایی با نتایج مثبت جلب کنید بلکه باید توجه تان را به فعالیت‌های
خنثی، منفی و پوشش مثبتی همراه با پیشرفتی که شرکت شما درنتیجه
فعالیت‌هایتان ایجاد کرده است جلب کنید. هنگامی‌که فعالیت‌های قبلی خود را
ارزیابی کردید، مهم است که اهداف جدید را هر چه زودتر تعریف کرده و آن‌ها
را با چیزی که سعی دارید به آن دست یابید تطبیق دهید.
2. طرح جامع
قبل از یک طرح اجرایی، شما نیاز دارید تا چشم‌اندازها و علایق مشتریان و
سرمایه‌گذارانتان را در نظر بگیرید. سپس، یک جدول زمانی مفصل از رویدادهایی
که قصد دارید در طول سال سازمان‌دهی کنید را مشخص کنید. داشتن یک فهرست
کاری دقیق از محصولات جدید، عرضه خدمات، نمایشگاه‌های تجاری و اجلاس‌ها و
غیره، می‌تواند به شما کمک کند تا بتوانید اکثر استراتژی‌های تجاری خود را
مشخص کنید. نکته مهم این است که تعیین کنید که چه مقدار باید انتشار
مطبوعات، خبرنامه‌های الکترونیکی، محتوای رسانه‌های اجتماعی و پست‌های
وبلاگ ایجاد کنید.
3. ایجاد مدیریت بحران
برنامه‌ریزی بحران یک بخش مهم از هر استراتژی روابط عمومی است. برای تعریف
مناسب روند بحران، ضروری است همه احتمالات منفی را در نظر بگیرید.
4. اختصاص بودجه
اجرای برنامه روابط عمومی شما بدون تعیین بودجه غیرممکن است. هنگامی‌که بودجه را در نظر می‌گیرید نیاز است که واقع‌گرا باشید و همه اتفاقات را در نظر بگیرید. همچنین مقداری سرمایه بیشتر برای حوادث غیرمنتظره در نظر بگیرید. هنگامی‌که مواردی خارج از برنامه (مانند تعداد بیشتر شرکت‌کنندگان مورد انتظار) رخ می‌دهد، داشتن پول برای پوشش هزینه‌های اضافی می‌تواند به کاهش اثرات هزینه‌های غیرمنتظره کمک کند.
5. انتخاب مؤثرترین ابزار و تاکتیک
چندین ابزار و تاکتیک وجود دارد که ممکن است آن‌ها را به‌کارگیرید تا
موفقیت کمپین روابط عمومی شمارا تضمین کند. به‌عنوان‌مثال، شما می‌توانید
ابزارهای مختص صنعت را که شامل: مطالب مهم روزنامه، تقویم‌های رونمایی از
محصول همراه باقابلیت مدیریت ارتباط با مشتری هستند انتخاب کنید. علاوه
براین، چند تاکتیک ثابت روابط عمومی که از دعوت رسانه ها و مقامات دولتی به
رویداد های شرکتتان گرفته تا شرکت در برنامه های حمایت اجتماعی و راه
اندازی کمپین های پست الکترونیکی تشکیل می شود بهره ببرید.
6. طراحی پیام‌های کلیدی
وقتی‌که شرکت و محصول یا سرویس‌هایتان را معرفی می‌کنید، محتوای شما نباید
یکنواخت باشد بلکه باید مرتبط و سازگار باشد. به‌عنوان‌مثال: اگر شما
بخواهید از یک خط تولید جدید خبر دهید شما می‌توانید سه بخش خبری متفاوت که
شامل چشم‌اندازها که متشکل از خصوصیات محصول و فوایدش است، سرمایه‌گذاران
که فرصت‌های جدید سرمایه گذاری را نشان می‌دهد و در نهایت جامعه است، به
مردم اجازه دهید که بدانند که شما به دنبال کارکنان بیشتری می‌گردید.
7. ارزیابی مجدد برنامه
با مرور منظم برنامه خود می‌توانید مشخص کنید که آیا رویدادهای خاص نتایج
مورد انتظار را حاصل کرده‌اند یا خیر. علاوه بر این ارزیابی مجدد به ما کمک
می‌کند که دچار مشکل در بودجه نشویم.
برنامه‌ریزی استراتژیک، بودجه هوشمندانه و تفکر خلاق همراه با توانایی مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده، ضروری‌ترین عوامل برای برنامه‌ریزی مؤثر روابط عمومی است که باعث می‌شود فعالیت‌های روزمره خود را به‌آرامی پشت سر بگذارید و فرصت‌های جدیدی برای کسب‌وکار خود ارائه دهید و بدرخشید.
