ویژگی مکان برگزاری یک جلسه و محل نشستن افراد در آن

مکان برگزاری باید جای راحت و مناسبی باشد،اندازه آن متناسب با تعداد افراد جلسه و دارای دما ،نور و لوازم صوتی تصویری مناسب باشد تا رضایت شرکت کنندگان بیشتر جلب شود و مشارکت بیشتری شکل گیرد.در یک جلسه مهم است که رییس جلسه کیست و هرکس کجا باید بنشیند.معمولا میزهای مذاکره به یکی از حالت های o(دایره ای)، T ، U و L شکل هستند که توضیح و کاربرد هریک از میزها در زیر آمده است:

·        وقتی روابط دوستانه است و همه ی افراد شأن و مقامی هم مرتبه دارند میز دایره ای انتخاب می کنند.

·        وقتی یک نفر رییس و بقیه زیر مجموعه ایشان هستند میزT شکل انتخاب می شود .در قسمت بالا رییس و افراد به ترتیب مقام تا انتها میز قرار می گیرند.

                               

·        میز U حالت میز T را دارد با این تفاوت که رییس در رأس و بقیه افراد ترتیب خاصی از نظر مقام رتبه ندارند.

                          

·        میز L عموما تعدادی میهمان یا منشی در آن حضور دارند که در قسمت پایین میز قرار می گیرند.

                                         

چک لیست

اشاره: "چک لیست" یا فهرست اقدامات در هر فعالیتی، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت به حساب می آید. یکی از فعالیت های عمده در روابط عمومی ها که به لحاظ ماهیت و شکل، در معرض قضاوت آنی هم قرار می گیرد، برگزاری گردهمایی ها است. برای برنامه ریزی و برگزاری موفق یک گردهمایی، وجود فهرست عملیات ضروری است.معمولا یک چک لیست خوب دارای ویژگی های زیر است:

1.       عنوان همایش

2.      نوع همایش

3.     زمان برگزاری

4.     دبیر همایش/ ریاست اجلاس

5.     تعداد میهمانان داخلی

6.      تعداد میهمانان خارجی

7.     تعداد کل شرکت کنندگان

8.     ایجاد واحد ثبت نام شرکت کنندگان در همایش

9.      تعین و رزرو محل برگزاری همایش

10.   رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی

11.   توزیع و نصب تمامی امور تبلیغاتی شامل:

ü       بنر پشت سن

ü       استند راهنما

ü       استندهای خوش آمد گویی

ü       کارت سینه

ü       بروشور و بولتن

12.  گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن‌های افتتاحیه

13. مترجمان همزمان زبان‌های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی

14.  مترجمان کتبی

15.  مترجمان همراه

16.  انجام امور گمرکی فرودگاه‌ها

17.  تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی

18. تأمین نیروی راهنما

19.  پیش بینی ترابری در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی

ü       بنز تشریفات روسای هیئت

ü       سمند یا پژو

ü       اتوبوس تشریفات

ü       مینی بوس

20.  تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

21.  انجام تمامی امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و ...

22. تهیه پرچم کشورهای دعوت شده برای نصب در سالن اجلاس (ایستاده یا رومیزی)

23.تنظیم برنامه‌های بازدید ویژه میهمانان

24. تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری

25. تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس

26. تعیین قاری برای برنامه‌ها(افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم‌های رسمی)

27. بررسی نور،صوت و... سالن برگزاری

28.نمایشگر برای ارائه سخنرانی

29. پذیرایی میان وعده ناهار و شام نیروهای یگان حفاظت

ü       پذیرایی میان وعده ناهار و شام نیروهای اجرایی

ü       پذیرایی ناهار برای مقام های عالی

ü       گروه حفاظت و امنیت اجلاس

ü       پذیرایی صبحانه و ناهار و میان وعده و شام

ü       محل اسکان کارکنان حفاظت و امنیت

30. آماده سازی محل‌های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات

31. هدیه سنتی ایرانی برای میهمانان و هدیه مخصوص VIP

                                                   

اصول نقره ای تشریفات

اصول نقره­ای تشریفات دربارۀ اصول کاربردی و عملی تشریفات است که اجرای مطلوب امور تشریفات به کمک آنها میسر می شود.

                                                  

اصل اول( تقسیم وظایف میزبان): برای هر کاری یک مسئول بگذاریم تا خطاها در اجرای کار کاهش یابد و وظایف هر یک را برایشان شفاف کنیم.

اصل دوم(زمان بندی):با توجه به زمان اجرای هر برنامه و در نظر گرفتن جدول زمان بندی، اجرای تشریفات آسانتر می­ شود و همه می­دانند که در ساعت فلان چه اقدامی باید انجام شود و حتی جایگزین هایی نیز برای آنها انتخاب می­کنیم که در صورت تغییرات ناگهانی با مشکل مواجه نشویم.

مراحل اجرایی تشریفات

اگرچه مراسم کوچک و بزرگ همگی باید تشریفات مختص به خود را داشته باشند،اما معمولاً مراسمی که به موارد رسمی معین اختصاص دارند تشریفات نامیده می‌شوند. این تشریفات ممکن است اجتماعی و یا سیاسی باشد.

تدوین‌مراسم برای‌سفر یک‌مقام مهم،تنظیم برنامه‌های جلسه 2نفره تا برگزاری‌ یک همایش بین‌المللی، تشریفات خاص خود را دارند که باتوجه به حضور و مقام و مرتبه افراد انجام می‌ شود.

فرآیند تشریفات به طور کلی پنج مرحله دارد:

1.     استقبال

2.     حمل ونقل

3.     اسکان

4.     پذیرایی

5.     بدرقه

افرادی که با تشریفات سر وکار دارند باید در طول این فرآیند به ارتباط مفید و مؤثر برای ایجاد ، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. البته با برنامه‌ریزی قبلی لازم است گام به گام برنامه‌ها را کنترل کنند و چنانچه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شد اصول ارتباطی واطلاع رسانی را فراموش نکنند.

1.استقبال

مأمور تشریفات موظف است راهنمای میهمانان سازمان باشد،پس باید طوری رفتار کند که از لحظه ورود میهمانان احساس امنیت عمومی ، آسایش و آرامش کنند.زیرا ابتدای دیدار و اولین‌ دیدار بسیار‌ مهم است.افراد با دیدن ، قضاوت می‌کنند و یا قضاوت خود را تغییر می‌دهند و به اصطلاح،دیدن بسیار متفاوت است با شنیدن،لذا باید در طرز لباس پوشیدن ، روش صحبت کردن و انتخاب استقبال کنندگان و افراد همپایه و همطراز میهمانان دقت و جدیّت کنند. نزدیک درب ورودی سالن به تک تک میهمانان خوش آمد بگویید و به میهمانان گل بدهید و احوالپرسی کنید.

2.حمل و نقل

انتخاب وسیله،انتخاب همراهان ،انتخاب مسیر،جابجایی میهمانان و بار و توشه آنان و همراهان از    نکات مهم حمل ونقل تشریفات است.یکی از نکات مهم در این زمینه این است که وسایل نقلیه باید حتما بررسی شده باشند که بنزین کافی دارند و از نظر سلامتی مشکلی ندارند.درب ماشین را برای میهمانان باز کنید و متوجه باشید کسی از همراهان جا نماند.

3.اسکان

در قدیم پیک نامه‌رسان امنیت داشت و سوارکار نامه‌رسان ایمن بود،اکنون نیز باید مکان اسکان میهمانان از یک صندلی که باید سالم باشد تا اتاق هتلی که برای او در نظر گرفته می شود باید امنیت نشستن و برخاستن داشته باشد.سیستم های گرمایش و سرمایش ، و صوتی باید سالم باشند تا میهمانان در هنگام نشستن احساس آرامش کنند.

محیط باید از نظر نور،حرارت ، راحتی ، صدا و تابلوهای راهنما تنظیم شده باشد.دقت کنید در محل نشستن افراد میز و صندلی ، میکروفن،ضبط صوت،نور،یادداشت،خودکار ، آب، زیرسیگاری ، تلفن و امکانات ارتباطی ، پرچم و دیگر موارد بررسی شده‌باشد.صندلی مزاحم موجود نباشد هوا تازه باشد و محوطه بیرون نمای خوبی داشته باشد.برای جلسات باید آداب میز ، آداب میزبانی و آداب میهمانی را رعایت کنید و دقت کنید که محیط بر روش و نتایج مذاکره تأثیر می‌گذارد.تزئین و گل‌آرایی مکان نیز مهم است و توجه به آن بخصوص از نظر رنگ و تنوع برای احساس آرامش مفید به نظر می‌رسد پس به طراحی محل دقت کنید و در تزئین ها از هنر بهره‌ بگیرید.

4.پذیرایی

یک پذیرایی مختصر به منظور آشنایی میهمانان و میزبانان در ابتدای ورود انجام شود.چای ، قهوه ، آب ، آب معدنی ، شیرینی ، شربت ، میوه ، نوشابه ، موزیک مناسب در زمان استراحت ، هدایا، شام و ناهار جزء پذیرایی است که باید در بهداشت آن دقت بسیاری انجام گیرد. 

5.بدرقه

هنگام بدرقه کنار در خروج بایستید و خداحافظی کنید و یادگاری و یادبود بدهید چنانچه اخذ ویزا ، تهیه بلیت ،گذرنامه ، مجوز خروج با مشکل روبروست قبل از خداحافظی مشکل را حل کنید و حکم مأموریت را پیگیری کنید. همانطور که در استقبال تبسم بر لب داشتید در بدرقه هم آداب تشریفات را رعایت کنید.

پنج مشکل بزرگ در یک مراسم

برگزاری یک مراسم (جشن، سخنرانی و ...) راه بسیار خوبی برای آشنایی با افراد جدید، معرفی کسب‌وکارخود و تفریح‌ است. اما اگر سازمان‌دهنده این رخداد شما باشید، ممکن است به دردسر بیفتید. آیا در این رخداد تحت نظارت شما کسی سخنرانی خواهد کرد؟ آیا میهمانان حوصله‌شان سر نخواهد رفت؟در این بخش برای جلوگیری از برخی مشکلات ممکن، چند ایده مطرح می‌کنیم تا بتوانید مراسمی مفرح و خوب برای خودو میهمانانتان برگزار کنید.

1) هیچ‌کس نخواهد آمد:کلید مقابله با این هراس، تبلیغ رخداد مورد نظر خود در فروشگاه (اگر دارید)، وبسایت، وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی است. رسانه‌های محلی عموما بخشی را به رخدادهای محلی اختصاص می‌دهند و می‌توانید از این قسمت استفاده کنید.برنامه‌های تبلیغاتی با استفاده از ایمیل‌ها را فراموش نکنید. با استفاده از ایمیل می‌توانید جزئیات مراسم مورد نظر را منتشر کنید، اخبار به‌روز مربوط به آن و هر تغییر ممکنی را خبررسانی کنید، هشدارهای تبلیغاتی بدهید («تنها 150 صندلی خالی باقی مانده است؛ بشتابید!») و... . اگر از ایمیل استفاده می‌کنید، باید ایمیل‌های یادآوری فراوانی نیز بزنید.

2) افراد با یکدیگر رابطه برقرار نمی‌کنند:اگرچه برچسب‌های رخداد شما مفرح نیستند، اما چنین رخدادهایی می‌توانند برای رابطه‌ برقرار کردن افراد با یکدیگر مفید واقع شوند. برای ایجاد این ارتباط باید اطلاعات بیشتری در اختیار آنها قرار دهید. همچنین شیرینی، نوشیدنی و صندلی در نواحی مختلف سالن مراسم خویش قرار دهید تا میهمانان در طول فضا راه بروند و با یکدیگر در محل این میزها برخورد کنند و احتمالا ارتباط برقرار کنند.

3) میهمانان یا زود می‌آیند یا اصلا محل را ترک نمی‌کنند: کلید یک رخداد موفق سازماندهی خوب آن است. همه‌چیز باید از پیش معلوم و مقرر باشد؛ حتی پیش از آنکه «میهمانان زودتر از موعد» سر برسند. اگر همه چیز طبق برنامه باشد، آن وقت همه می‌دانند چه زمانی باید محل را ترک کنند. اما به آنها اصرار نکنید که فلان موقع بروند. بسیاری از میهمانان چنین رفتاری را دوست ندارند.

4) کسی به دلایلی مجلس را به هم می‌زند : برای اینکار باید افراد مسوول در رخداد را پیشاپیش نسبت به اتفاق‌های ممکن و علل مختلف آنها آگاه سازید و از آنها بخواهید که در موقعیت‌های بحرانی عکس‌العمل مناسب را نشان دهند.

5) ) تلفن همراه را باید در حالت سکوت قرار داد و این مهم توسط مجری باید به طور مودبانه درخواست شود.

پس طوری برای برگزاری مراسم تلاش کنید که گویی همه‌چیز را از قبل پیش‌بینی کرده اید و نسبت به همه‌چیز آگاهی دارید. اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای رخ داد، خونسردی خودتان را حفظ کنید. کارکنان خویش را به‌‌خوبی از روند این رخداد آگاه سازید و در مواقع بحرانی از آنها کمک بگیرید. مطمئن باشید که هر چه را از دستتان برمی‌آمده است، انجام داده اید و بقیه نیز چنین خواهند کرد.

تشریفات

◄      تشریفات به چه معناست؟

تشریفات فرآیند ارتباط است که به دو دسته تقسیم می شود:

1.     ارتباط کلامی

2.     ارتباط غیرکلامی

1) ارتباط کلامی: مجموعه روابطی است که از طریق گفتگو حاصل می­شود.

2) ارتباط غیرکلامــی: مجموعه روابطـی است که آن را زبان بدن یا زبان اندام  (Body Language)می گوییم.

بخش اعظمی از ارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی پوشش می­دهد. پیام های غیرکلامی به اصول و آداب تشریفات بر می­ گردد. زیرا تشریفات فرآیند ارتباطات غیرکلامی است و حرکات، اشاره ها و احساس های ما هستند که به عنوان پیام های غیرکلامی به تکمیل، تأیید، رد و یا جایگزینی پیام های کلامی می­انجامد.

در ارتباطات سازمانی، روابط عمومی ها جایگاه خاصی دارند. آنها سعی دارند ارتباطات عمومی را به ارتباطات افقی، مسطح و آزادانه تغییر شکل دهند زیرا روابط عمومی حاصل انسانی کردن ارتباطات است و از همین رو تشریفات هنر روابط عمومی است.

ارتباطات غیرکلامی عبارتست از تمامی پیام هایی که افراد علاوه بر خود کلام، آنها را نیز مبادله می کنند. اصولاً در ارتباطات اجتماعی بیشتر بر نشانه­های غیرکلامی اعتماد می­کنند تا بر نشانه­های کلامی چرا که علائم غیرکلامی از درون انسان سرچشمه می­گیرند و اغلب نمی­توان آنها را کنترل کرد.

مزایای برنامه ریزی در تشریفات

وقتی سخن از مدیریت تشریفات می­ شود منظور مدیریت مراسم است، چه این مراسم مذهبی و اعتقادی باشد و چه این مراسم در سطح ملی برگزار شود. لذا نحوۀ برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی انواع مراسم مانند نشست ها، گردهمایی ها، نمایشگاه ها و بازدیدها را در روابط عمومی «مدیریت تشریفات» می­ گویند.

ثمره مدیریت درست تشریفات یک مراسم، دو مورد خیلی مهم زیر را در بر خواهد داشت:

1.صرفه جویی کافی در منابع مالی و منابع نیروی انسانی

2.پیش بینی‌های لازم برای وقوع بحران‌های ناشناخته در حین مراسم

مراحل مدیریت تشریفات

فرآیند مدیریت هر فعالیتی از جمله فعالیت های تشریفاتی در 3 مرحله زیر شکل می­گیرد:

الف)مرحله ی برنامه­ ریزی(قبل از مراسم): مهمترین مسئله و شاکله ی اصلی این مرحله برنامه­ریزی است و مفهوم برنامه­ ریزی عبارت است از فرآیند تصمیم­گیری آگاهانه در مورد فعالیت های آینده ی یک فرد، سازمان، یا جامعه طبق الگوی ذهنی برنامه­نویس. برنامه­ریزی از ریشۀ برنامه است که به شرح زیر تعریف می­شود: برنامه عبارت است از تعیین اهداف، مأموریت ها و رسالت سازمان در آینده به عبارتی دیگر در برنامه خط و مشی و راهبردهای بلندمدت و طریقه ی رسیدن به اهداف را نشان می­دهد. بنابراین اساسی ترین و مهمترین وظیفه ی مدیریت،برنامه­ریزی است.در خصوص مدیریت مراسم نیز همین امر مصداق دارد یعنی در مدیریت مراسم برنامه­ریزی مهمترین رکن است.

در فرآیند مدیریت تشریفات، برنامه­ریزی گام اول است. برنامه­ریزی، یک تصمیم­گیری جمعی است، یعنی تمام دست­اندرکاران یک مراسم باید با همفکری در تنظیم یک برنامه مشارکت کنند، چرا که اجرای برنامه­هایی که  قبلاً در تدوین برنامه ی آن مشارکت و مشورت به کار گرفته نشده باشد با مشکلاتی روبرو می­شود.به طور معمول در برنامه ریزی یک مراسم پنج مرحله ی زیر رعایت می شود: 

·        مرحله ی اول جمع آوری اطلاعات: در این مرحله باید به سه سؤال اساسی که در تشریفات ذکر کرده­ایم پاسخ دهیم که میهمانان ما چه کسانی هستند؟ جلسه، کنفرانس در کجا تشکیل می شود؟ و زمان تشکیل آن چه موقع است.

·        مرحله ی دوم تصمیم­گیری و هماهنگی: همیشه تصمیم­گیری در سطح مدیران و هماهنگی در سطح کارشناسان و کارمندان صورت می­گیرد.

·        مرحله ی سوم: تدوین برنامه­ها و تهیه چک لیست

·        مرحله ی چهارم: ارسال دعوتنامه­ها و انجام مکاتبات

·        مرحله ی پنجم: جلسه ی هماهنگی قبل از شروع مراسم

ب)مرحله ی اجرا(حین مراسم):مرحله اجرایی تشریفات در فرآیندی کامل شامل(استقبال، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی و بدرقه) انجام می­شود. هر کدام از اقدامات باید براساس چک لیست هایی که از قبل مشخص شده­اند، مدیریت شوند.البته این موضوع در تشریفات عملی و کاربردی مورد بحث قرار گرفته است.

ج ـ ارزیابی(بعد از مراسم) :نظرخواهی، نظرسنجی و ارزیابی از برنامه­ها و چگونگی اجرای مراسم از جمله متداول ترین شیوه های سنجش کمی از آثار فعالیت های روابط عمومی است که مدیران روابط عمومی هرگز نباید از آن غفلت کنند. ارزیابی، سنجش کیفی و کمی چگونگی برگزاری مراسم است که ضمن مشخص کردن نواقص،کاستی ها و نقاط ضعف و قوت و مورد توجه مراسم را برای برنامه­ ریزی بهتر و بهبود فعالیت ها در آینده نمایان می­سازد.

·        شیوه های ارزیابی:

1.       نظرسنجی

2.      تحلیل محتوا

3.     تحقیق و پژوهش

·        اقدامات مرحلۀ ارزیابی:

1.       نظرخواهی و نظرسنجی

2.   مستندسازی اقدامات

3.     تنظیم گزارش و گزارش­دهی

4.     تشکر و قدردانی

روابط عمومی و تشریفات

چرا روابط عمومی و تشریفات؟؟؟

در دنیای امروز برقراری ارتباط سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و حتی خانوادگی، منوط به رعایت اصول و آیین تشریفات است. تشریفات نه به معنای تجملگرایی و تجمل­پرستی، بلکه به معنای نظم­دهی و نظم بخشیدن در یک سازمان که روند فعالیت های منسجمی را در پیش دارد، از اصول اولیۀ ارتباطات اجتماعی به شمار می­رود.

تشریفات رعایت یک سری قوانین رفتاری است که نه تنها توسط نمایندگان یک کشور بلکه توسط نمایندگان و کارگزاران اکثر نظام های سیاسی و اجتماعی مختلف رعایت می­شود و متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی، ویژگی های مذهبی و تاریخی و آداب و رسوم یک کشور تغییراتی در اجرای آن به عمل می­آید.

هدف روابط عمومی مردم‌داری است. به عبارت دیگر روابط عمومی‌ها شخصیت و اعتبار سازمان هستند و هر تصویری که از سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد می‌شود نتیجه عملکرد روابط عمومی است. از سوی دیگر تشریفات هنر روابط عمومی است. در واقع تشریفات، شکوه، تزیین و احترامی است که در فرآیند ارتباطات اتفاق می­افتد و باید جایگاه خود را در روابط عمومی پیدا کند. لذا با توجه به این که تشریفات عمدتاً مربوط به مراسم می­شود زیر مجموعه مراسم قرار می­گیرد و عموماً در روابط عمومی ها واحدی به نام «مراسم و تشریفات» ایجاد شده است.

بعضی «مراسم و تبلیغات» را با هم می­بینند و بعضی با این اعتقاد که تشریفات عمدتاً مربوط به امور بین­ الملل و میهمانان خارجی است، معتقدند تشریفات زیرمجموعۀ امور بین­الملل است. اما به نظر می رسد تشریفات تنها به امور بین­الملل و میهمانان خارجی مرتبط نمی­شود، بلکه باید در تمامی فرآیند ارتباطی سازمان مورد توجه قرار گیرد، زیرا ایجاد خوشنامی و اعتبار سازمان به تمامی  فعالیت ها، مخاطبان و افکارعمومی مربوط می­شود.

با این دیدگاه، تشریفات در روابط عمومی به بخش مراسم مربوط می­شود و مراسم می­تواند از برگزاری یک جلسه گفتگو تا برگزاری یک همایش بین­ المللی را در برگیرد

روابط عمومی

نقش روابط عمومی در نمایشگاه

                                                                                                                                                    

قبل از نمایشگاه:

1.     اطلاع رسانی سریع، جامع، و مهیج در تمامی رسانه ها (رادیو، تلویزیون، تلگرام و...)برای جذب بیشتر بازدیدکنندگان و شرکت کنندگان

2.      انتشار بروشور، پرسشنامه، نظرسنجی، کاتالوگ، لوح تقدیر و...

3.      تهیه دعوتنامه برای برند های روز برای احترام و حضور مستمر آنان

4.      هماهنگی  هتل  برای اسکان مهمانان ویژه نمایشگاه

5.      هماهنگی های لازم برای حضور اتومبیل های VIP برای میهمانان ویژه

6.       هماهنگی و دعوت از شخصیت های برجسته کشوری و بین المللی نسبت به نوع نمایشگاه

7.      هماهنگی لازم با مسئولان سالن همایش ها برای اجرای افتتاحیه شکیل برای نمایشگاه های خاص مانند دعوت از گروه سرود زنده، مجری،خواننده و ...

8.      پیش بینی رادیو نمایشگاه و تامین محتوای آن

9.  مخاطب پژوهی در راستای شناسایی بازدید کنندگان هدف از نمایشگاه

در حین برگزاری  نمایشگاه:

1.      توزیع اقلام انتشاراتی تهیه شده (بروشور و کاتالوگ و...)

2.      انجام نظرسنجی های میدانی و  پیمایش های پرسشنامه محور برای جمع آوری اطلاعات

3.      پوشش خبری کامل نمایشگاه در رسانه ها مانند نشست خبری، مصاحبه، تهیه خبر و ...

4.      هماهنگی با غرفه ها برای دادن امتیاز به مشتری برای جذب مخاطب بیشتر بسته به نوع نمایشگاه

5.      چاره اندیشی رسانه ای در صورت مراجعه کم بازدید کنندگان برای بهبود وضعیت

6.      هماهنگی تشریفات و پذیرایی برای غرفه های ویژه

7.      هماهنگی لازم برای اجرای مراسم اختتامیه با حضور مدیران ارشد کشور

8.      هماهنگی لازم برای خروج میهمانان بین المللی و جابه جایی های لازم برای میهمانان ویژه

9.  استقرار نیروهای متخصص برای راهنمایی بازدید کنندگان ویژه و تشریفات خاص

10.  ایجاد رادیو نمایشگاه و تامین محتوای آن

12.  اطلاع رسانی صحیح و مناسب از برنامه های جاری نمایشگاه در طول روز و ترغیب بازدید کنندگان برای استفاده صحیح از آنها

پس از نمایشگاه:

1.      بررسی پاسخنامه، نظرات و پیشنهادها و... برای بهبود نمایشگاه های بعدی

2.      ارسال بازخورد کلی عموم و پیشنهادهای موثر به واحد های مرتبط با پیشنهاد برای بهبود نمایشگاه بعدی

3.      تحلیل نمایشگاه و ارسال آن به واحد های مرتبط برای بهبود نمایشگاه بعدی

4.      شروع هماهنگی ها برای برگزاری نمایشگاه بعدی با استفاده از تجربه های قبلی

5.      پایش رسانه ها در مورد نمایشگاه

6.       تلاش برای ارتباط دائمی با مخاطبان هدف نمایشگاه ها پس از برگزاری (تلقی مخاطبان به عنوان مخاطبانی دائمی و ماندگار)

7.      آرشیو اقدامات انجام شده به عنوان سندی ماندگار از طریق روزنامه های یومیه