مکان برگزاری باید جای راحت و مناسبی باشد،اندازه آن متناسب با تعداد افراد جلسه و دارای دما ،نور و لوازم صوتی تصویری مناسب باشد تا رضایت شرکت کنندگان بیشتر جلب شود و مشارکت بیشتری شکل گیرد.در یک جلسه مهم است که رییس جلسه کیست و هرکس کجا باید بنشیند.معمولا میزهای مذاکره به یکی از حالت های o(دایره ای)، T ، U و L شکل هستند که توضیح و کاربرد هریک از میزها در زیر آمده است:
· وقتی روابط دوستانه است و همه ی افراد شأن و مقامی هم مرتبه دارند میز دایره ای انتخاب می کنند.
· وقتی یک نفر رییس و بقیه زیر مجموعه ایشان هستند میزT شکل انتخاب می شود .در قسمت بالا رییس و افراد به ترتیب مقام تا انتها میز قرار می گیرند.
· میز U حالت میز T را دارد با این تفاوت که رییس در رأس و بقیه افراد ترتیب خاصی از نظر مقام رتبه ندارند.
· میز L عموما تعدادی میهمان یا منشی در آن حضور دارند که در قسمت پایین میز قرار می گیرند.
