معمولا از روابط عمومی یک مجموعه و سازمان به عنوان «سخنگو» یاد می شود و روابط عمومی باید زبان گویای اداره و سازمان باشد، برای ایفای این نقش دست اندرکاران روابط عمومی باید از فنون و آداب سخنوری برخوردار باشند و بتوانند در مقام پاسخگویی برآیند. روابط عمومی، نقش پل ارتباطی بین مدیران دستگاه با ارباب رجوع و کارکنان را برعهده دارد و باید برای ایفای نقش مثبت در این زمینه، بتواند منظور مدیر را به طور مختصر، مفید و به دور از ابهام منتقل کند.
از سویی دیگر باید این توانایی را داشته باشد که ضمن ارتباط با مخاطبان خود منطور و نظر ایشان را به مسولان سازمان منعکس نماید. مسئول روابط عمومی باید بیش از دیگران متوجه باشد که اگر منظور دیگران را به خوبی انتقال ندهد، تعامل سازمانی مطلوب بوجود نخواهد آمد، لذا هنر سخنوری و سخنگویی برای روابط عمومی یک نیاز مبرم است و باید در مجامع عمومی این نقش را به خوبی به انجام برساند. گاهی دیده می شود افرادی پشت تربیون و یا میکروفن قرار می گیرند سخنرانی و سخنوری را با حرف زدن اشتباه می گیرند و سروته کلام شان معلوم نیست و بدون توجه به نیازهای مخاطبان و وضعیت مجلس از این شاخه به آن شاخه می پرند و اطلاعاتی را بیان می کنند که برای شنوندگان تکراری و یا غیرمفید است.
این افراد معمولا تفاوت حرف زدن را با سخنرانی نمی دانند، زیرا هر شخصی می تواند حرف بزند و زیاد محدودیتی برایش نیست، چون حرف زدن معمولی کار روزانه ماست و زیاد بر پراکندگی و بی هدفی آن اشکالی وارد نمی شود، چون طرف خطاب ما، یک نفر و یا یک جمعیت اندک و صمیمی است و ممکن است با شوخی و خنده هم دنبال شود، ولی سخنرانی در جمع، مسئولیت های زیادی را متوجه شخص می کند و باید به این نکته واقف بود که عمر و وقت دیگران در سخنرانی ارزش دارد و نباید بدون هدف و مطالعه سخنرانی کرد. سخنرانی هم مثل سایر فنون و هنرها برای خود آداب و یینی دارد که اگر به آنها توجه شود، هم برای سخنران و هم برای مستمعین، مفید و اثربخش خواهد بود.
دیل کارنگی در کتاب «آئین سخنوری» می گوید: اگر می خواهید سخنان تان شنونده را منقلب کرده و تکان دهد سعی کنید در لابه لای حرف ها از جملات بزرگان استفاده کنید. وی معتقد است برای اینکه تمامی تلاش خود را برای تبدیل شدن به یک سخنران خوب به کار ببندید و به سرعت به این هدف دست یابید، رعایت چهار نکته ضروری است:
- با اراده‌ای قوی و خلل‌ناپذیر شروع کنید.
- دقیقا بدانید که می‌خواهید در مورد چه چیزی صحبت کنید.
- با اطمینان عمل کنید.
- تمرین! تمرین! تمرین! فراموش نشود.
