فرآیند مدیریت هر فعالیتی از جمله فعالیت های تشریفاتی در 3 مرحله زیر شکل میگیرد:
الف)مرحله ی برنامه ریزی(قبل از مراسم): مهمترین مسئله و شاکله ی اصلی این مرحله برنامهریزی است و مفهوم برنامه ریزی عبارت است از فرآیند تصمیمگیری آگاهانه در مورد فعالیت های آینده ی یک فرد، سازمان، یا جامعه طبق الگوی ذهنی برنامهنویس. برنامهریزی از ریشۀ برنامه است که به شرح زیر تعریف میشود: برنامه عبارت است از تعیین اهداف، مأموریت ها و رسالت سازمان در آینده به عبارتی دیگر در برنامه خط و مشی و راهبردهای بلندمدت و طریقه ی رسیدن به اهداف را نشان میدهد. بنابراین اساسی ترین و مهمترین وظیفه ی مدیریت،برنامهریزی است.در خصوص مدیریت مراسم نیز همین امر مصداق دارد یعنی در مدیریت مراسم برنامهریزی مهمترین رکن است.
در فرآیند مدیریت تشریفات، برنامهریزی گام اول است. برنامهریزی، یک تصمیمگیری جمعی است، یعنی تمام دستاندرکاران یک مراسم باید با همفکری در تنظیم یک برنامه مشارکت کنند، چرا که اجرای برنامههایی که قبلاً در تدوین برنامه ی آن مشارکت و مشورت به کار گرفته نشده باشد با مشکلاتی روبرو میشود.به طور معمول در برنامه ریزی یک مراسم پنج مرحله ی زیر رعایت می شود:
· مرحله ی اول جمع آوری اطلاعات: در این مرحله باید به سه سؤال اساسی که در تشریفات ذکر کردهایم پاسخ دهیم که میهمانان ما چه کسانی هستند؟ جلسه، کنفرانس در کجا تشکیل می شود؟ و زمان تشکیل آن چه موقع است.
· مرحله ی دوم تصمیمگیری و هماهنگی: همیشه تصمیمگیری در سطح مدیران و هماهنگی در سطح کارشناسان و کارمندان صورت میگیرد.
· مرحله ی سوم: تدوین برنامهها و تهیه چک لیست
· مرحله ی چهارم: ارسال دعوتنامهها و انجام مکاتبات
· مرحله ی پنجم: جلسه ی هماهنگی قبل از شروع مراسم
ب)مرحله ی اجرا(حین مراسم):مرحله اجرایی تشریفات در فرآیندی کامل شامل(استقبال، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی و بدرقه) انجام میشود. هر کدام از اقدامات باید براساس چک لیست هایی که از قبل مشخص شدهاند، مدیریت شوند.البته این موضوع در تشریفات عملی و کاربردی مورد بحث قرار گرفته است.
ج ـ ارزیابی(بعد از مراسم) :نظرخواهی، نظرسنجی و ارزیابی از برنامهها و چگونگی اجرای مراسم از جمله متداول ترین شیوه های سنجش کمی از آثار فعالیت های روابط عمومی است که مدیران روابط عمومی هرگز نباید از آن غفلت کنند. ارزیابی، سنجش کیفی و کمی چگونگی برگزاری مراسم است که ضمن مشخص کردن نواقص،کاستی ها و نقاط ضعف و قوت و مورد توجه مراسم را برای برنامه ریزی بهتر و بهبود فعالیت ها در آینده نمایان میسازد.
· شیوه های ارزیابی:
1. نظرسنجی
2. تحلیل محتوا
3. تحقیق و پژوهش
· اقدامات مرحلۀ ارزیابی:
1. نظرخواهی و نظرسنجی
2. مستندسازی اقدامات
3. تنظیم گزارش و گزارشدهی
4. تشکر و قدردانی
