در خصوص کاربرد آداب و تشریفات پسندیده در مروادات دیپلماتیک و مزایای آن مطلب زیاد آمده است. اما در مراودات تجاری بین المللی اصول کلی تشریفات کاربردی فزاینده دارد.
به ویژه آنکه عده مدیران بخش تجاری با سابقه کار در سازمانهای بین المللی و گاه دیپلماتهای پیشین در حال افزایش است. البته عکس قضیه هم صادق است و جالب آنکه حضور بازرگانان و اقتصاددانان در کادرهای دپیلماتیک به دلیل اهمیت رو به تزاید مراودات اقتصادی میان دولتها، روند فزاینده تری دارد. بنا براین آگاهی از نظرات نویسندگان و کارشناسان امور اجتماعی و متخصصان تشریفات کاربردی بین المللی در این زمینه، منافع قابل توجهی برای هر دو گروه خواهد داشت.
الن ولف هرست Ellen Wulfhorst یک کارشناس تشریفات تجاری بین المللی تعریف می‌کند که مدیر فروش یک شرکت بزرگ موقعی که سر میز شام با حضور طرف قرارداد، دست به کاری زد که مرسوم نبود، یعنی چاقوی خود را که به سس آغشته بود، لیس زد، این لیسیدن، برای مدیر فروش30 میلیون دلار تمام شد. طرف قرارداد، فقط از این عمل وی آزرده شده بود و قرارداد را با مدیری که آداب دان نبود، لغو کرد.
البته قبلا در آمریکا تصور می‌شد که تشریفات موضوعی زاید است و امری است که برای سفرا و دیپلماتها مفید است و به کار بازرگانان نمی‌آید. اما امروزه بسیاری از مدیران و مقامات شرکتهای بزرگ به آشنایی هر چه بیشتر با اصول تشریفات بین المللی علاقه نشان می‌دهند و آشنایی با اصول تشریفات، عامل مهم برای تجارت، فروش بیشتر و طبعا سود افزونتر شده است که هدف اولیه هر تجارت است. مدیران بسیاری از شرکتها، عموما به همه فنون و اصول و حتی با ظرایف و رموز تجارت تسلط دارند، اما جرأت نمی‌کنند که مشتریان خود را در روز نخست یا متعاقب امضای قرارداد، به ناهار یا شام دعوت کنند. آنها با غذاخوردن سر میز تشریفاتی، میزی که روی آن برای هر نفر، نزدیک به 20 لیوان و قاشق و چنگال و بشقاب و دستمال و کارت اسم و غیره چیده شده است، بیگانه هستند.
بیشتر این مدیران جوان، تاکنون همبرگر یا پیتزا را با دست و یا پیچیده در کاغذ می‌خوردند و نوشیدنی را از لبه قوطی های نوشابه. البته نسل پیشین در طول زندگی با این اصول آشنا می‌شدند و آنها را در زندگی و تجارت خود بکار می‌گرفتند. به همین خاطر، این کمبود را در نسل جوان درک می‌کنند. به همین دلیل مقامات این شرکتها تصمیم گرفته اند که مدیران خود را به کلاسهای تشریفات بفرستند تا آنها هم مانند سفرا و دیپلماتها آداب میز را یاد بگیرند تا پس از آشنایی، بتوانند مشتریان خود را به شام یا ناهار دعوت کنند و از این راه، بهتر بتوانند اهداف تجاری خود را تعقیب و با اعتماد به نفسی که از این راه کسب می‌کنند، با تنوع بخشیدن به تجارت بین المللی خود، سفارش بیشتر و سود بیشتری کسب کنند.
کلاسها و دوره های تشریفاتی منحصر به آموزش آداب میز نیست که اساسا اصول اخلاقی و حسن سلوک بخش مهمی‌از این دوره ها است. در غرب، در بسیاری از شرکتها که کارمندان آن در سیستم اتاق بندی جدید به اصطلاح آکواریومی‌کار می‌کنند و با اصول حسن سلوک آشنا نیستند، برای خود و دیگران مشکل ایجاد می‌کنند. ایجاد مشکل در شرکت، به کار جمعی آنان و در نهایت، به سودآوری شرکت لطمه وارد می‌کند، و گاه کارمندان مجبور می‌شوند محل کار خود را ترک کنند. بر اساس مطالعاتی که دانشگاه کارولینای شمالی در یک مدرسه عالی آموزش علوم بازرگانی انجام داده، از هر 5 نفر، یک نفر از سختی کار به دلیل رفتار نامناسب همکاران، شاکی بوده و اذعان کرده است که این مسئله بر راندمان کار آنها تأثیر منفی داشته است. حتی نیمی‌از کارکنان در نظر داشتند محل کار خود را ترک کنند و نزدیک به 10 درصد آنان از شرکت رفته بودند.
همچنین یکی از مدرسان تشریفات، داستان جالبی از یک مقام بالای یک شرکت تعریف می‌کند. از این قرار که وی دست به سرقت می‌زند و گرفتار می‌شود. وی با طرح این مسئله گفت که ما در آموزشهای خود به شرکت کنندگان در دوره ها یادآور می‌شویم که قبل از مبادرت به هر کاری، فکر کنند. این مقام فکر نکرده، دست به اقدام خلاف زد و حال باید که عواقب آنرا تحمل نماید. این نتیجه گیری، یک نتیجه گیری اخلاقی است. البته در بحث تشریفات، حس سلوک، از اصول اولیه است.
در عین حال، مبانی آموزشی تشریفات هم موضوعات جامد و بی تحرکی نیستند، که به مرور زمان متحول می‌شوند. مثلا در غرب، زنان بیشتری روز به روز به جمع مدیران و کارشناسان ارشد شرکتهای بزرگ اضافه می‌شوند و به دلیل جنسیت خود، تقدم و تأخرهای متفاوت با زندگی خصوصی خود پیدا می‌کنند، پس آنان نیز باید با اصول تشریفات آشنا شوند. تحصیل مبانی تشریفات دیگر یک مسئله مردانه نیست که همه بر اساس مقام و منصب خود بدان نیاز دارند.
جالب آنکه تعداد زنانی که در مقوله تشریفات کار می‌کنند و به ایراد سخنرانی می‌پردازند کم نیستند.
یکی از آنان، خانم دبورا کراوفورد Deborah Crawford سردبیر یکی از سایت های آموزش تشریفات است که مقالات متعددی در این باره نوشته است. از جمله در خصوص مهمانیهایی مرتبط با امر تجارت و به اصطلاح "کاری"،10 توصیه اساسی برای شرکت کنندگان ارائه می‌کند، از این قرار:
1- نزاکت مربوط به انسانها است. کل قضیه آن است که ما با رفتار پسندیده خود کاری کنیم که دیگران احساس آسایش کنند. بنابراین، سخاوتمند و بزرگوار باشید و از ترشرویی بپرهیزید. به طرز مناسب لباس بپوشید و اگر نمی‌دانید که آداب لباس هر برنامه کدام است، از یک مدرس تشریفات سئوال کنید.
2- صبر کنید تا همه افراد دور میز غذای خود را دریافت کنند بعد شروع به خوردن نمایید. اگر برای شما بشقاب نگذاشته اند، دیگران را تشویق کنید معطل شما نشوند وبگویید که شروع به خوردن غذا نمایند که سرد می‌شود.
3- ظرف آب شما سمت راست بشقاب شما قراردارد، ظرف نان سمت چپ آن.
4- تکه کوچکی از نان را با دست پاره کنید، نه با کارد، بعد کره را روی آن پهن کرده، میل کنید.
5- معمولا سر میز نمکدان و فلفل دادن را وقتی که خود استفاده کردیم، هر دو را باهم، اول به سمت چپ تعارف می‌کنند سپس به سمت راست.
6- پاکت خالی شکر یا قند را زیر بشقاب قرار می‌دهند.
7- غذای اصلی را از همان ابتدا به تکه های کوچک قطعه قطعه نکنید. بلکه یکی دو تکه کوچک جدا کنید، بعد دوباره تکرار کنید تا غذا تمام شود.(فراموش نکنیم که او به نحوه غذاخوردن آمریکایی ها اشاره دارد.)
8- تلفن همراه خود را سر میز غذا خاموش کنید. اگر تلفن شما روشن باشد و پس از زنگ خوردن به آن پاسخ دهید، یعنی که تلفن کننده از آنها که سر میز نشسته اند، برای شما مهمتر است. این کار دور از آداب است.
9- وقتی که غذا تمام شد، کارد و چنگال خود را موازی هم طوری قرار دهید که اگر بشقاب صفحه ساعت باشد، 10 و 20 دقیقه را نشان دهد. دستمال سفره را هم تا کنید و سمت چپ بشقاب قرار دهید.
خانم دیگری به نام ملیندا سی Melinda Sih مدیر مؤسسه عالی آداب در کانزاس آمریکا، در مقاله ای تحت عنوان "یک خاطره خوب چند ثانیه ای با تأثیر چندین ساله" می‌نویسد:
شما ممکن است هزاران دلار برای تحصیل خود هزینه کرده باشید و کمد لباس شما کامل و بدون نقص باشد. اینها مهم است، ولی کافی نیست.
امروزه که همه چیز رقابتی است، تأثیر مثبت در اولین دیدار می‌تواند باعث شود تا شما نسبت به همگنان خود متمایز شوید، و در رقابت برنده شوید. می‌گویند که خاطره نخستین ملاقات 15 ثانیه به طول می‌انجامد، ولی اثر آن می‌تواند در تمام عمر باقی بماند.
خانم سیح سپس فرمول "12" را مطرح می‌کند که خاص او است. "12 کلمه اولی که در ملاقات می‌گویید، 12 قدم اولی که بر می‌دارید"، و غیره. وی می‌نویسد: در تأثیر گذاری نخستین، "قاعده 12" را به خاطر بسپارید. یعنی 12 کلمه ای که در اولین ملاقات بکار می‌برید باید شامل نوعی سپاسگزاری - درصورت لزوم- و ذکر نام طرف ملاقات باشد.
در دنیای امروز که همه مشغول هستند و گرفتار، از طرف مقابل به خاطر وقتی که به شما داده، تشکر کرده، اسم او را ذکر می‌کنیم. مثلا: "آقای اسمیت از اینکه وقت گذاشتید و مرا برای ملاقات پذیرفتید، متشکرم." یا "سرکار خانم جونز از ملاقات امروز با سرکار عالی بسیار خرسندم".
علاوه بر اینها، در ملاقاتهای خود به مسائل دیگری هم توجه داشته باشید. از جمله:
مواظب حرف زدن خود باشید. ممکن است در خصوص زبان خود خیلی به خود زحمت ندهید. ولی بدانید که اشتباه سخن گفتن و کلمات را غلط تلفظ کردن، به اعتبار شما لطمه می‌زند. تلاش کنید که
واژه ها را درست بکار برید و درست تلفظ کنید.
هرگز کلمات زشت و نامناسب بکار نبرید. حتی اگر شما با گروهی که کار می‌کنید، صمیمی‌هستید، و احساس می‌کنید که می‌توانید بی تعارف باشید، از استعمال کلمات نامناسب خودداری کنید. این کار نه تنها ممکن است که مشکل ایجاد کند، از ظرافت کارهای شما هم می‌کاهد.
در جلسات کاری مواظب باشید بی دلیل نخندید. برخی از مردم، به جای آنکه سکوت کنند، می‌خندند.
اگر این کار از جمله عادات شما است، بدانید که این عادت غیرحرفه ای است و حواس دیگران را پرت می‌کند.
هنگام ملاقات با دیگران، زیاد سینه خود را صاف نکنید. یکی دو بار ایرادی ندارد، اما اگر تکرار شود، باعث آزردگی طرف مقابل می‌شود.
هرگز آدامس نجوید. گاه می‌بینیم که بعضی هنگام ملاقات، آدامس در دهان دارند. این عمل بسیار غیر حرفه‌ای است. اداره و محل کار جای آدامس جویدن نیست. اگر آدامس می‌جوید که نفس شما خوشبو شود، بهتر است قرص‌های نعناع مصرف کنید.
خانم سی در پایان می‌گوید ممکن است که این مطالب معمولی باشد، ولی به موفقیت شما کمک می‌کند و یادتان باشد که تأثیر اولین ملاقات ناشی از مهارتهای اجتماعی که در دنیای تجارت نشان می‌دهید، در زندگی روزمره شما حیاتی است و توفیق درازمدت شما را در کار تضمین می‌کند.
