مسافرت وزیر امور خارجه به اعتبار اینکه رییس دستگاه دیپلماسی است همواره از اهمیت ویژهای برخوردار است و دخالت مستقیم مأموریتهای دیپلماتیک را ایجاب مینماید. مضاف بر اینکه غالباً سفر وزیر امور خارجه مقدمه گسترش روابط کشورها و انجام مسافرتهایی در سطوح بالاتر است.
لازم به یادآوری است که مسافرتهای رسمی از اشتغالات سخت و دقیق تشریفات وزارت امور خارجه و مأموریتها است و همیشه منشاء مشکلات فراوان و مستلزم دقت و صرف وقت زیاد است.
علت دشواری وظایف تشریفات و مأموریتها در مورد سفرها این است که برای ترتیب و اجراء یک مسافرت رسمی باید با ادارات مختلف تماس گرفت و یا مکاتبه نمود و بر فعالیت و حسن جریان کار هر یک بطور جداگانه نظارت نمود و چون تمرکز این امور در تشریفات و مأموریت دیپلماتیک دولت متبوع است کوچکترین خطاها به حساب آنها گذاشته میشود و در عمل هم مسیولیت امر بعهده این دو مرکز است.
بنابراین داشتن ارتباط مداوم با ادارات و دستگاههای مختلف ایجاب مینماید که تشریفات وزارت امور خارجه جداول و دستور کار نوشته شدهای برای اداره صحیح امور تشریفاتی در اختیار داشته باشد و تلفن تماس افراد و سازمانهای مختلف و نشانی آنها به نحو مرتبی در دسترس باشد و برابر هر برنامه تشریفاتی علاوه بر برنامه توافق شده، یک فهرست انجام امور برای کنترل برنامه پیش بینی شود تا همواره امکان کنترل امور انجام شده و یا در دست انجام وجود داشته باشد.