انتشار اسنادی موسوم به اسناد پاناما نیاز به عکس‌العمل سریع از طرف تیم روابط عمومی برای مواجه با یک بحران روابط عمومی دارد. اوراق موسوم به اسناد به پاناما، اگر هنوز چیزی از آن نشنیده یا نمی‌دانید، اشاره به پرونده‌های محرمانه‌ای از یک دفتر حقوقی پانامایی به نام موزاک فانسکا دارد. فاش شدن این اسناد منجر به تحقیق و بررسی جهانی در رابطه با صنعت شرکت‌های برون ساحلی و تراست ها شد که افراد ثروتمند و قدرتمند برای مخفی نگاه‌داشتن دارایی‌های خودشان و اجتناب از پرداخت مالیات از خدمات آن‌ها استفاده می‌کنند.
این اوراق و اسناد از رهبران دولت‌های مختلف، مدیران اجرایی شرکت‌ها و کسب‌وکارها و دیگر افراد برجسته در پشت شرکت‌های برون ساحلی نام می‌برد. کنسرسیوم بین‌المللی روزنامه‌نگاران تحقیقی یک پایگاه اطلاعاتی قابل جستجو را همراه با نام بیش از 200000 نهاد برون ساحلی منتشر ساخته بود که از این پرونده‌ها فاش شده بودند.
حتی افراد قانون‌مند نیز درخطر هستند
افراد و کسب‌وکارهایی که هیچ کار خلاف قانونی انجام نداده‌اند نیز در معرض متهم شدن از طرف انجمن هستند. عموماً شرکت‌ها برای مواجه‌شدن با یک بحران روابط عمومی نیازی به ارتکاب رفتار یا اعمال غیرقانونی یا حتی غیراخلاقی ندارند.
کنسرسیوم بین‌المللی روزنامه‌نگاران تحقیقی خودش به‌صورت رسمی اعلام کرده که شرکت‌های برون ساحلی و شرکت‌های امین موسوم به تراست کاربردهای قانونی هم دارند. علاوه بر این برخی از افراد برجسته و عادی دارای نام و عناوین مشابهی هستند که این موضوع به اشتباه شدن آن‌ها با یکدیگر کمک می‌کند. این کنسرسیوم به‌طور رسمی در وب‌سایت خودش اعلام کرده است که: “ما قصد نداریم اعلام کنیم که هر شخص، شرکت یا نهادی که نامی از آن در اسناد افشاشده از پایگاه اطلاعاتی منتشرشده برده است، قانون‌شکنی کرده یا عمل نادرستی را مرتکب شده است.”
به اعتقاد یکی از اساتید این حوزه بنام نلسون گرانادوس که در روزنامه فوربس منتشرشده است: “مردم همواره تمایل به جستجو این موضوع در گوگل و باور به این دارند که این موضوع بدترین کابوس هر شرکت و فردی در تمام طول عمر خودش است.”
تا اینجا کار رسانه‌ها تنها از شرکت‌ها و رهبران مشهور نام‌برده‌اند، از این به بعد با گسترش ابعاد این موضوع حتی بانک‌ها، افراد عادی، شرکت‌های حقوقی و … که ارتباط قانونی و مشروع با این شرکت و نقل و انتقالات برون‌مرزی داشته‌اند هم باید منتظر یک بحران روابط عمومی محتمل باشند.
چگونه برای یک بحران روابط عمومی مانند بحران روابط عمومی پاناما آماده‌باشیم
کارشناسان پیشنهاد می‌دهند که بخش‌های مرتبط با روابط عمومی سعی در پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای چنین شرایط – – جهت مدیریت و جلوگیری از وارد شدن ضرر غیر قابل جبران به تمام بخش های شرکت خصوصا بخش بازاریابی و فروش – – از مدت‌ها قبل داشته باشند.
1- بلافاصله یک نفر را در شرکت و مجموعه خود مسئول جستجو و تحقیق در پایگاه انتشاریافته مربوطه در رابطه نام شرکت خود، افراد و دیگر همکاران نمایید. یافتن چنین نام‌هایی در بازه‌های زمانی اولیه به شما می‌کند تا زمان بیشتری برای تصمیم‌گیری و عکس‌العمل نشان دادن در اختیار داشته باشید.
2- دست از بررسی و جستجو و همچنین مدیریت جریان برندارید، چراکه با ادامه موشکافی مسئله و پایگاه مربوطه توسط خبرنگاران داستان‌ها و حواشی جدیدی مطرح می‌شود.
3- پاسخ‌هایی را از قبل برای ارائه به افراد، قانون‌گذاران، سرمایه‌گذاران، خبرنگاران و دیگر سهامداران آماده کنید. در رابطه با چگونگی نشر این پاسخ‌ها در شبکه‌های اجتماعی و دیگر رسانه‌ها تصمیم‌گیری کنید. پاسخ‌ها مبنی بر بدتر شدن اوضاع و بدترین شرایط ممکن تنظیم کنید که در آن‌ها حتی ممکن است اطلاعاتی غلط و مبتنی بر اتهام نابجا به شما زده شود. در این پاسخ نحوه استفاده و تعامل شما با شرکت‌های برون‌مرزی را روشن ساخته و مزایای آن برای سهامداران و سرمایه‌گذاران را روشن کنید و نحوه کسب اطمینان از قانونی بودن عملکرد خود را بیان کنید.
4- همواره با حزم و احتیاط رفتار کنید. به‌منظور اطمینان از ارتباطات صحیح و بی‌نقص و همچنین دوری کردن از سوءتفاهم از تلفن بجای ایمیل یا نامه برای تماس با سهامداران و سرمایه‌گذاران استفاده کنید.
5- همواره به رصد مطبوعات و خبرگزاری‌ها ادامه دهید. رسوایی‌هایی مانند این موارد تبعاتی به دنبال دارند که حتی ممکن است تا چند سال ادامه داشته باشند. بنابراین رصد کردن رسانه‌ها بسیار حیاتی است. در این رابطه به ذکر نام سرمایه‌گذاران و سهامداران اصلی خود حساس باشید.
6- قوانین و چارچوب خبری و رسانه‌ای خود را بیان کنید. تمامی کارکنان شما باید از این قوانین پیروی کرده و توجه داشته باشید که تمام پیام‌های شما باید از منبع رسمی و در هماهنگی و مطابقت با پیام‌های قبلی ارسال شود. در غیر این صورت باید منتظر نتایج عکس بر فعالیت‌های خود داشته باشید.
اگر مسئله مطرح‌شده در رسوایی موردنظر بجای نام‌برده شدن از شرکت یا کسب‌وکار شما، نام‌برده شدن از یکی از مدیران ارشد شما باشد، باید طرح و برنامه‌ای متفاوت و از پیش تعیین‌شده برای برخورد با آن در اختیار داشته باشید. به عبارتی برنامه‌ای جدا برای حساب شخصی یکی از مدیران اجرایی و همچنین حساب شرکت! در این‌گونه موارد پیشنهاد می‌شود مدیران مربوطه دارای تیم روابط عمومی اختصاصی برای خود باشند.
