برگزاری یک مراسم (جشن، سخنرانی و ...) راه بسیار خوبی برای آشنایی با افراد جدید، معرفی کسب‌وکارخود و تفریح است. اما اگر سازمان‌دهنده این رخداد شما باشید، ممکن است به دردسر بیفتید. آیا در این رخداد تحت نظارت شما کسی سخنرانی خواهد کرد؟ آیا میهمانان حوصله‌شان سر نخواهد رفت؟در این بخش برای جلوگیری از برخی مشکلات ممکن، چند ایده مطرح می‌کنیم تا بتوانید مراسمی مفرح و خوب برای خودو میهمانانتان برگزار کنید.
1) هیچ‌کس نخواهد آمد:کلید مقابله با این هراس، تبلیغ رخداد مورد نظر خود در فروشگاه (اگر دارید)، وبسایت، وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی است. رسانه‌های محلی عموما بخشی را به رخدادهای محلی اختصاص می‌دهند و می‌توانید از این قسمت استفاده کنید.برنامه‌های تبلیغاتی با استفاده از ایمیل‌ها را فراموش نکنید. با استفاده از ایمیل می‌توانید جزئیات مراسم مورد نظر را منتشر کنید، اخبار به‌روز مربوط به آن و هر تغییر ممکنی را خبررسانی کنید، هشدارهای تبلیغاتی بدهید («تنها 150 صندلی خالی باقی مانده است؛ بشتابید!») و... . اگر از ایمیل استفاده می‌کنید، باید ایمیل‌های یادآوری فراوانی نیز بزنید.
2) افراد با یکدیگر رابطه برقرار نمی‌کنند:اگرچه برچسب‌های رخداد شما مفرح نیستند، اما چنین رخدادهایی می‌توانند برای رابطه برقرار کردن افراد با یکدیگر مفید واقع شوند. برای ایجاد این ارتباط باید اطلاعات بیشتری در اختیار آنها قرار دهید. همچنین شیرینی، نوشیدنی و صندلی در نواحی مختلف سالن مراسم خویش قرار دهید تا میهمانان در طول فضا راه بروند و با یکدیگر در محل این میزها برخورد کنند و احتمالا ارتباط برقرار کنند.
3) میهمانان یا زود می‌آیند یا اصلا محل را ترک نمی‌کنند: کلید یک رخداد موفق سازماندهی خوب آن است. همه‌چیز باید از پیش معلوم و مقرر باشد؛ حتی پیش از آنکه «میهمانان زودتر از موعد» سر برسند. اگر همه چیز طبق برنامه باشد، آن وقت همه می‌دانند چه زمانی باید محل را ترک کنند. اما به آنها اصرار نکنید که فلان موقع بروند. بسیاری از میهمانان چنین رفتاری را دوست ندارند.
4) کسی به دلایلی مجلس را به هم می‌زند : برای اینکار باید افراد مسوول در رخداد را پیشاپیش نسبت به اتفاق‌های ممکن و علل مختلف آنها آگاه سازید و از آنها بخواهید که در موقعیت‌های بحرانی عکس‌العمل مناسب را نشان دهند.
5) ) تلفن همراه را باید در حالت سکوت قرار داد و این مهم توسط مجری باید به طور مودبانه درخواست شود.
پس طوری برای برگزاری مراسم تلاش کنید که گویی همه‌چیز را از قبل پیش‌بینی کرده اید و نسبت به همه‌چیز آگاهی دارید. اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای رخ داد، خونسردی خودتان را حفظ کنید. کارکنان خویش را به‌‌خوبی از روند این رخداد آگاه سازید و در مواقع بحرانی از آنها کمک بگیرید. مطمئن باشید که هر چه را از دستتان برمی‌آمده است، انجام داده اید و بقیه نیز چنین خواهند کرد.
